Automatisez la création de tâches

Pourquoi automatiser la création de tâches ?

L’automatisation de la création de tâches permet de :

1. Gagner du temps : Vous n'avez plus à créer manuellement des tâches pour chaque nouvelle réservation. Elles sont générées automatiquement, selon vos critères.
2. Assurer une gestion fluide : Chaque membre de l'équipe sait exactement ce qu’il doit faire et quand, sans confusion.
3. Suivre les étapes clés : Vous pouvez inclure des étapes spécifiques comme le nettoyage, la maintenance ou d'autres actions nécessaires avant ou après un séjour.

Comment créer un modèle de tâche ?

Pour automatiser la création des tâches, vous devez d’abord créer un modèle qui définira les étapes à suivre pour chaque tâche. Voici les étapes pour créer un modèle de tâche :

1. Connexion à votre compte
2. Connectez-vous à votre compte Almindhar Booking via un navigateur web (cette fonctionnalité n’est pas disponible sur l’application mobile).
3. Accéder à la section "Tâches"
4. Allez dans Tâches puis sélectionnez Modèles.
5. Créer un modèle de tâche
6. Cliquez sur Créer un modèle.
7. Donnez un titre à votre modèle (par exemple, "Ménage avant arrivée", "Maintenance", etc.).
8. Ajoutez une description pour expliquer en détail ce que ce modèle implique.
9. Ajouter des étapes spécifiques
10. Vous pouvez définir des étapes spécifiques que l’équipe devra suivre pour chaque tâche. Voici les trois types d’étapes possibles :
11. Élément dans une check-list : Le membre de l’équipe coche une case lorsqu'une étape est terminée.
12. Champ de saisie : Le membre de l’équipe saisit des valeurs ou des informations spécifiques.
13. Téléchargement de photo : Le membre de l’équipe télécharge des images comme preuve de la tâche accomplie.
14. Cliquez sur Suivant une fois les étapes ajoutées.
15. Choisir le mode d’automatisation
16. Automatique : Si vous souhaitez que les tâches soient créées automatiquement pour chaque nouvelle réservation, choisissez cette option. Sélectionnez les annonces pour lesquelles vous souhaitez que des tâches soient créées de manière automatisée.
17. Manuel : Si vous préférez créer les tâches manuellement, choisissez cette option et créez-les à la demande.
18. Finaliser la création du modèle
19. Une fois que vous avez configuré les étapes et les options d'automatisation, cliquez sur Terminer. Votre modèle est maintenant créé et prêt à être utilisé.

Utiliser le modèle pour automatiser les tâches

Après avoir créé un modèle, il sera disponible pour l’automatisation des tâches sur les nouvelles réservations. Selon votre préférence (automatique ou manuel), les tâches seront générées et assignées à l’équipe.

Exemples de modèles de tâches automatisées

1. Ménage avant ou après séjour : Créez un modèle pour générer automatiquement des tâches de nettoyage chaque fois qu'un voyageur arrive ou quitte votre annonce.
2. Accueillir les voyageurs : Créez un modèle d’accueil qui génère des tâches pour que votre équipe se charge de l'accueil des voyageurs à leur arrivée.
3. Maintenance : Automatisez les tâches de maintenance après chaque séjour pour assurer le bon état de votre logement.

Conseils pour une gestion efficace des tâches automatisées

1. Programmez des tâches récurrentes : Utilisez les modèles pour planifier des tâches récurrentes comme le nettoyage ou les inspections périodiques.
2. Gardez un suivi rigoureux : Vérifiez régulièrement les tâches automatisées pour vous assurer qu'elles sont correctement exécutées.

Bénéficiez d’une gestion simplifiée avec l’automatisation des tâches

Grâce à l’automatisation des tâches, vous pourrez mieux gérer les demandes de votre équipe et offrir un service irréprochable à vos voyageurs tout en optimisant votre temps de gestion.

Remarque : Si vous ne voyez pas l’option Automatisation des tâches, assurez-vous que votre compte est configuré pour utiliser les outils professionnels.